会社で働いていると、会議が多くの場合ありますよね。
会議をすれど、無駄な時間になっている、
会議自体が無駄と感じるような、無意味な会議は不要です。
無駄な会議にならないための、会議の進め方を考えていきましょう。
会議の進行役の設定をする
会議を開いた際に、物事を進める進行役が必要になります。
何も知らないで集められた人に、急に仕切れと言われても無理な話です。
自分で開催する会議であれば、自分が進行役になるべきですし、
そうでないとしても、会議の内容や目的を理解している人に、
事前に進行役を頼んでおくべきでしょう。
必ずしも、進行役がすべてを理解していなくてもいいですが、
- 会議の目的
- 議題
- 出すべき結論
- 資料の内容
ぐらいは、理解させたうえで進行役となる人を立てましょう。
会議に出席する人数を絞る
会議に呼ぶ人間を決めましょう。
誰から構わず呼ぶ会議は無駄になります。
発言をしない人間が出ないようにする必要があるので、
10人以内ぐらいを目安に考えてみましょう。
多くなってしまうと、意見がまとまらないという面もありますし、
ただ会議にいるだけになってしまう人間も出来てしまうからです。
また、必要な人間を決め、人数を決めるということは、
物事を決める、進めるのに必要な部分になりますので、
誰を呼ぶか決めていない、何人必要か分からない、ような状態では、会議なんて普通はできません。
会議の議題を事前共有しておく
会議を進めるためには、目的や議題を参加者が共有している必要があります。
呼ばれて初めて、こういうこと決めたいんだよね、
では、意見などが出るはずもありませんよね。
会議を開く前に、会議の目的、議題を提示して、
これらのことを話し合いたいので会議に参加をお願いします。
と、選んだ人間に共有すべきです。
そうすることで、会議前に意見を考えたり、
調査などを参加者が行えますし、
会議を開くまでもないんじゃない？というような、
客観的な意見をもらえる可能性もあります。
議題を共有することで、会議の時間を無駄にしない事にも繋がりますし、
無駄な会議を開催しないで済むという事にも繋がります。
会議に対する準備や役割を決めておく
準備や役割が明確でない会議は無駄になりやすいです。
会議を開く際や議題に対する調査や準備をしていないと、
具体的な話し合いが出来ないことが多くあります。
会議の参加者ではなくても、準備を手伝ってくれる人間を用意することや、
参加者の中で役割を決めて準備などを分担することも良いでしょう。
また、会議内での役割も決めておくべきです。
あなたには、こういうことに対しての意見が欲しい、
あなたには、最終的な決定をして欲しい、
などの、役割を明確にすることで、
会議の参加者たちも、自分たちが呼ばれた意義を認識でき、良い会議に繋がっていきます。
会議の時間を定める
会議に要する時間や期間を前もって考えておきましょう。
全何回で行う予定なのか、一回の会議は何分なのか、
ということを決めておくべきです。
必ずしも、予定通りにならないこともあるでしょうが、
会議の時間を定めておかないと、無駄にダラダラしてしまったり、
結論が出るまで缶詰状態では、
他の業務にも支障が出ますし、煮詰まってしまいます。
また、決め手がない、良い案がない場合は、
仕切り直して次回に、という切り替えも必要です。
また、会議を重ねていくうえで、状況の変化も起こりえますので、
臨機応変な対応が必要です。
会議のスケジュールを事前に考えて、
時間も定めておき、臨機応変に対応していくことで、
毎回、決まった時間に必ず会議をしなくちゃいけないみたいな、
無駄なことを避ける工夫をしておきましょう。
会議での決定事項の責任・権限を決める
会議で何らかの結論が出た際に、
で、誰がやるの？
で、誰が責任を持つの？
のような状態になると、実行に進んでいきません。
責任を取りたくない人間ばかりの名ばかり会議では、
このようなことがよく起こります。
なんか夢みたいなことばかり話しておいて、
で、誰が出来んの？
は？こっちに押し付けてくるんかい！
みたいなことになると最悪ですし、
仮にそれまでに良い会議を行えたとしても、
最終決定事項に対して、明確な責任や権限の所在を明らかにしなければ、
具体的にどう動いていいものなのかや、
誰が舵を取り、誰が何をやるのかが不透明だと、
会議の後に、実際にやることになる人間のモチベーションは低下します。
何かを決めるという事は、責任と権限は、
どんなものにも生じますので、そこを曖昧にしないようにしましょう。
無駄な会議にならないように会議は進めよう
正しい会議の進め方を意識して、
無駄な時間を過ごさないためには、
- 進行役の設定
- 出席する人数の決定
- 議題の事前共有
- 準備や役割の付与
- 時間やスケジュールを定める
- 責任と権限の所在を明らかにする
という、6つのことを最低限意識して行いましょう。
今の会議になんか意味があったの？
で、会議はしたけど結局、俺は何をすればいいの？
などの、無駄な会議だったという認識を参加者に持たれたら意味がありません。
無駄な会議は時間だけを浪費したり、
会議をしたという事だけに満足してしまったりと、
暇な管理職や無能な経営者の暇つぶしの場ではありませんし、
実際に、働く社員からしてみれば、
無駄な会議で無責任なことを丸投げされたら地獄です。
無駄な会議だなと感じたら、これらが出来ていなかったり、
会議とは名ばかりの場かもしれません。
ですが、会議が必要なこともありますので、
会議を行う際は、これらを意識して行うようにしましょう。