数ある会議の中で、定例会議は無駄なことが多いです。
なぜ定例会議は無駄な時間になってしまうのでしょうか？
定例会議が無駄だと感じる理由を考察していきましょう。
定例会議が無駄な理由：定例であるということ
定例会議が無駄と感じる理由は、
そもそも定例で会議が開催されるということです。
毎週、決まった時間や曜日、毎月、決まった時間や曜日、
下手をすると毎日、何時から絶対。
みたいに、話し合うべきことが、
有る無しを考慮せずに定例で行われるということが、
定例会議が無駄になる大きな理由ではないでしょうか。
定例会議が無駄な理由：無関係な時間が多い
定例会議はけっこう部署ごとなどで、
まとめて行われることが多く、参加人数がある程度多くなります。
定例会議に限らず、参加人数が多い会議は、
自分に関係ない話であったり、ただ聞いているだけの時間、
という無駄な時間が多くなりがちです。
特に定例会議の場合は、無関係な時間が生じやすいので、
参加しているだけ、時間が過ぎつのを待つだけ、という無駄になります。
定例会議が無駄な理由：ただの進捗発表の場
定例会議がただの進捗発表や確認の場になっていませんか？
今週はこれをやりました、来週はこれをやります、
みたいな報告の場になっているのは、
会議と言えるかどうかも疑問な状態ではないでしょうか。
進捗や数値の発表だけなら、わざわざ集まらなくても、
報告や確認が出来るので、
定例会議がただの進捗や数値報告の場であれば無駄でしょう。
定例会議が無駄な理由：結論が出る場でない
定例会議に関わらず、会議は何かしらの結論を出す場です。
そうでない会議は、会議ではないと言えるでしょう。
ましてや数値や進捗報告の場と定例会議が化しているのであれば、
会議ではありませんし、無駄な時間としか言えません。
進捗や数値を報告して、ダメだなとか良いねだけ、で終わるのであれば、
何の意味もない時間としか言えないでしょう。
定例会議が無駄な理由：特に議題がなくてもやる
定例でやるとしているので、
特に話し合う議題がないのに集まっていないでしょうか？
本来なら特に話すことないから今週は無しで、
と、判断されるべきなのに、
なぜか定例会議と名がつくと、行われているということがあります。
話し合うことがないのに集まるという段階で無意味ですし、
話し合うことないのにやんの？って思いながら、
会議に参加する人は余計に無駄と感じてしまうでしょう。
定例会議が無駄な理由：やることが目的化している
議題がなくてもやると同様というか原因と言いますか、
定例会議を定例的にすることが目的になっている、
という場合があります。
この場合は、全てにおいて意味がなくてもやるということなので、
会議を開くこと以外に意味がない状態と言えるでしょう。
厳密に言えばやることだけが目的なので、
会議を開くことにも本質的には意味がないとも言えますけどね。
定例会議が無駄な理由：やる意味ある？と思われている
ただの報告の場、議題がなくてもやる、
やることが目的になっている、などすべてを合わせて、
参加者の多くが、やる意味ある？
と思われている定例会議は本当に無駄でしょう。
誰得ですか？という話にもなりますよね。
多くの人間がやる必要ないし意味もないなと感じている会議が、
会社では行われていることがけっこうあります。
それはなぜか？というか、多くが無駄と感じている会議が行われていることが、
無駄な定例会議が存続し続けている理由なのかもしれません。
定例会議が無駄な理由：主催した人だけのためになっている
多くの人が無駄と感じている定例会議がなぜ行われているかの、
最大の原因は、誰かのためだけになっているということです。
主催した人間がやりたいからやっているだけ、
主催した人間の自己満足のためだけ、
というような状態の定例会議になっていないでしょうか？
一人や一部のためだけに行われているので、
無駄な時間が出来たり、報告の場だけになったり、
議題がなくてもやったり、結論が出なくてもやったり、
なんとなく決まった時間や曜日に集まることだけ、
という結果にしかならなくなるのでしょう。
多くの定例会議は必要性に迫られて行われるというより、
誰かの一声で開催されて、強制的に集められている、
状態で行われていくということが多々あります。
主催した本人は仕事した気になったり、意味があると思っているのかもしれませんが、
そもそも定例会議を無駄な時間にしている張本人が、
定例会議を開いているということが一番の無意味になる理由でしょう。
その定例会議やることで何かプラスになってます？
定例会議が無駄になる理由を考えてきましたが、
定例会議をすることで何かプラスになっているでしょうか？
プラスになっている気になっているだけではないでしょうか？
わざわざ複数人の時間を奪い拘束するわけですから、
参加者全員がする目的や意義があると感じながらしなければ、
どのような会議も無駄な時間になってしまうでしょう。
特に、無駄になったり不必要になりやすいのが定例会議です。
ですから、定例会議をしようと決めた場合は、
参加者の選定や目的を明確にし、
どのような意図や目的があって開催するかを意思統一すべきです。
何となく思いつきでやるような定例会議ごど無駄なものはないのです。