仕事でのコミュニケーションで社内外を問わずチャットを利用するシーンも増えてきたでしょう。
しかし、コミュニケーションがチャットであるのであれば、確認事項や質問、指示を仰いだ場合に返事がなければ、遂行できないという場合もあるでしょう。
仕事のチャットで返事がないときの考え方と対処法を解説します。
仕事のチャットで返事がないと困るとき
仕事のチャットで返事がないと困るときはあります。
たとえば、
- 質問への回答が来ない
- 決定権がある人の決定の連絡が来ない
- 確認事項への確認完了のが来ない
- 指示を出す側の指示が来ない
などの場合は、返事がなければ判断や行動に困るときはあるでしょう。
また、このような相手が返事をしなければいけない内容であるにもかかわらず、返事がない場合は業務効率にも影響してしまいますよね。
しかし、返事がないからと言って永遠に待ち続けていればいいわけではないので、なるべく無駄な時間や困る時間を少なくするためには仕事のチャットの返事が来ないとき用の行動をとらなければならないのです。
仕事のチャットで返事がないときの考え方
仕事のチャットで返事がないときの考え方としては、本当に返事が必要か否かという部分です。
返事がなくても、連絡をしたという事実が残れば向こうの責任になるのであれば、返事を待たないで進めてもいいでしょう。
また、返事がなくてもできないことでもない場合は、返事を待つ必要はなく、むしろ返事が不要な文面、「～を進めます。」みたいなチャットを送っておけば返事があってもなくても確認してないそっちが悪いということにできます。
逆に絶対に返事が必要な場合は、しつこいかなと思っても念押しをしまくってください。
それでも返事をよこさないのであれば、さらに上の人間に報告するか、返事がないので出来ないという事実や理由を明確にしておきましょう。
返事があってもなくても、チャットの場合は伝えるべき内容は面倒くさがらずに送って、こちらとしてはやるべきことをやっていて相手の返事がなかっただけという状態の記録を残せるような考え方を持っておきましょう。
仕事のチャットで返事がないときの対処法
仕事のチャットの返事がないときの対処法は、返事をしないあんたの責任だからなという状態にすることです。
また、他の人にも返事を貰えていないからできていない、返事を貰おうと何度もしたけど相手がしてこない、という事実を共有できるようにしておくと安全です。
返事がなくてもできることに確認の意味も込めて返事を貰おうとしても来ないのであれば、「～をします。」と言い切ったチャットを送っておきましょう。
この場合は、返事がないときは黙認したということになりますし、ダメな場合は返事をしてくるはずです。
これらをしないで後出しでなに勝手にやってんだ！と言ってきたとしても、言ってる人がおかしいだけです。
返事が必要な場合は、返事が来なくても3回は同じ内容のチャットを送っておきましょう。
大抵の場合で3回も念押しというかリマインドをしているのであれば十分ですし、それで返事をしないのは無視しているという判断でもおかしくありませんので、相手が悪いだけの話です。
返事が必要なことに対して返事をしてこないという事実を残して、返事の期日に対しても余裕を持って1週間前から3回に分けて返事が来るまで定期的に連絡をするようにしておけば、あなたが悪いということにはなりにくいでしょう。
出来る限りの返事をもらうための努力はしたという事実を残すことが重要です。
どうしても返事が必要な場合は、その人より上の立場やその人と同列の人に、「誰々さんに確認していても返事がもらえないので、ご指示いただけますでしょうか」という内容のチャットを送って、別の人からの返事をもらってください。
そこまでしても何もないのであれば、職場が狂っているだけの話ですので、普通の職場であればこれらをしておけば問題はないでしょう。
仕事のチャットで返事がないときも確認した証拠は残す
仕事のチャットで返事がないときも確認した証拠は残すようにしましょう。
簡単な話で、返事が必要なことに対して返事をしないことの方が悪いわけですから、返事をくれない相手に対してもしっかりと連絡はしておいて損はありません。
こちらとしては、当たり前に普通の連絡をしているだけなのに、それの返事ができない人というレッテルを貼ってしまえばいいわけです。
確かに忙しい人は返事が遅れる、忘れてしまうということはあるでしょうが、しっかりとリマインドをしたり、別の人に判断を仰ぐなりの対処をしておけば、多くの場合で無難に切り抜けることができるはずです。
仕事でのチャット利用はこれからも増えていくでしょうから、チャットの返事が来ないという場面に出くわすこともあるでしょうが、慌てずにあなた自身はしっかりと連絡や確認をするようにしておけばいいのです。
