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進捗会議は無駄?そもそも進捗報告は会議じゃなくてもできる

進捗会議って必要?そもそも進捗報告は会議じゃなくてもできる

進捗会議と名のつく会議に参加した経験はあるでしょうか?

進捗会議はプロジェクトや業務の進捗を共有する目的でおこなわれる会議ですが、

進捗会議が無駄な会議と化してしまうことが多々あります。

なぜ進捗会議は無駄な会議になりやすいのか、進捗会議の必要性について考えていきましょう。

進捗会議が無駄になる理由:進捗報告になっている

進捗会議というぐらいですから、進捗に関して会議することになりますが、

どれぐらい進んでいます、という進捗報告をするだけであれば無駄でしょう。

数値なのか、感覚なのか、順調とかそれらを報告するのであれば、会議でなくてもいいですし、

進捗報告に限らず、報告だけになる会議というのは報告を受ける人以外は無駄な時間です。

報告をするだけなら会議ともいえませんし、報告は会議じゃなくても可能です。

何パーセントです!とか、何件達成です!とかだけを報告するだけの時間は無駄といえるでしょう。

進捗会議が無駄になる理由:関係ない進捗も聞かされる

すべてのプロジェクトに関わっているわけではない場合や、

複数のプロジェクトについて進捗会議がまとめて行われている場合は、

自分が無関係なプロジェクトや業務の進捗を聞くだけの時間が生まれます。

無関与の件に関して話を聞くことは、無駄な時間といっても過言ではないでしょう。

順調だろうが、問題があろうが、関係ない話であれば関係ない話でしかありません。

進捗に限らず、自分が関与しないことの話を聞く時間は不要と考えていいでしょう。

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進捗会議が無駄になる理由:なんの結論も出ない

進捗を報告し合ったところで、それを踏まえて指示や課題の話し合いにつながらないのであれば、

ただ進捗を報告するだけの時間でしかなく、会議である必要性がありません。

プロジェクトの進捗を報告し合うのが目的ではなく、

進捗会議では、進捗状況の共有や課題の共有、スケジュールの見直しなど、

いろいろな要素を進捗から考え直すきっかけにしなければいけませんので、

進捗を踏まえてうえで、このようなことを話し合う場として機能させる必要性があります。

つまり、進捗報告は会議でない手段で行い、進捗会議は課題などの話し合いをするほうがいいでしょう。

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進捗会議が無駄になる理由:誰かのためだけでしかない

進捗会議に限らず、会議が誰かのためにしかなっていないのであれば無駄です。

会議は参加者全員が何らかの意味を持つべき必要がありますが、

特定の誰かのためだけ、特定の誰かの都合で会議が行われることも多いです。

進捗をなんとなく把握したい誰かのためだけに開催されているのであれば、

その会議は無駄と考えてもいいですし、このような感じで会議が開かれるのであれば、

進捗会議の無駄になるだけでなく、無駄な会議が生まれやすい環境にいると考えられるでしょう。

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進捗会議が無駄になる理由:頻度が多い・時間が長い

プロジェクトや業務によっては進捗はある程度の期間で考えなければいけないものもあります。

進捗会議の頻度が多いと、大して進行していない、前回と大差がない、ということもあります。

話すべきことも、大きな変化もないのにいちいち会議だけは開かれるのは無駄です。

また、進捗会議に時間をかけすぎるのも無駄でしょう。

長い時間の会議はどのような会議であっても無駄でしかありませんし、

進捗報告を延々としているだけの時間を過ごすのは生産的とはいえません。

ただ聞いているだけの時間が長い会議はどのような会議でも無駄ですので、

進捗会議に限らず、報告や聞くだけの時間、考え込む時間が長い会議は無駄です。

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進捗は会議じゃない方法で共有できる

すべての進捗会議が無駄ではありませんが、進捗報告だけであれば会議でなくてもできます。

会議は時間やスケジュールの拘束もあり、業務の手が止まりますし、

自分に関係のない話が続く場合もあり、無駄になりやすいものです。

また、効果的な会議を開催できる管理職は必ずしも多くはありませんし、

どのような会議であっても無駄が多い傾向が強いと考えてもいいのではないでしょうか。

進捗会議は会議の中でも、会議以外の方法に置き換えやすいものです。

進捗報告だけのような会議で無駄を感じているのであれば、

会議以外の方法で進捗を報告する、共有するという手段を提案してみてはいかがでしょうか。

それでも無駄な会議を重要視して行うようであれば、上司が無能であるか、

無駄なことを仕事と考えるような会社の可能性が高いので、

転職して環境を変えるなど、会社に見切りをつける要素として考えてもいいかもしれません。